1. Wie zijn wij?
SiteJob, handelend onder de naam VakFlow, is gevestigd aan Frederiklaan 10E, 5616 NH Eindhoven. KvK 78071399, BTW NL003280668B85.
Voor privacyvragen, verzoeken of beveiligingsmeldingen kun je contact opnemen via info@vakflow.nl of +31 40 304 1539.
2. Wanneer geldt dit beleid?
Dit privacybeleid geldt voor persoonsgegevens die SiteJob als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, bijvoorbeeld bij websitebezoek, contactaanvragen, verkoop, support, administratie, beveiliging en accountbeheer.
Voor persoonsgegevens die klanten zelf in VakFlow invoeren, is de klant meestal verwerkingsverantwoordelijke en is SiteJob verwerker. Daarvoor gelden ook de verwerkersovereenkomst en de subverwerkersinformatie.
3. Persoonsgegevens die wij verwerken
- Contact- en bedrijfsgegevens, zoals naam, zakelijke e-mail, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie en berichten.
- Account- en toegangsgegevens, zoals gebruikers-ID, rol, tenant, sessies, loginmomenten en beveiligingslogboeken.
- Administratieve gegevens, zoals offertes, overeenkomsten, facturen, betaalstatus, BTW- en KvK-gegevens.
- Support- en communicatiegegevens, zoals supportvragen, e-mails, foutmeldingen, technische logs en incidentinformatie.
- Technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, tijdstippen, bezochte pagina's, auditlogs en beveiligingsevents.
- Klantdata in VakFlow, zoals klanten, medewerkers, monteurs, werkbonnen, planning, offertes, facturen, contracten, installaties, rapporten, handtekeningen, bijlagen en e-mailmetadata, voor zover klanten die invoeren.
4. Doelen en grondslagen
| Doel | Voorbeelden | Grondslag |
|---|---|---|
| Website en contact | Contactformulier, demo-aanvraag, terugbelverzoek | Gerechtvaardigd belang of precontractuele stappen |
| Levering van VakFlow | Accounts, rollen, tenanttoegang, support en hosting | Uitvoering overeenkomst |
| Beveiliging | Logs, audit, toegangscontrole, incidentonderzoek | Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting |
| Administratie | Facturatie, boekhouding en fiscale bewaarplicht | Wettelijke verplichting |
| Marketing | Nieuws, productupdates en zakelijke opvolging | Toestemming of gerechtvaardigd belang |
| Rechtspositie | Bewijs, incasso en geschilafhandeling | Gerechtvaardigd belang |
5. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, beveiliging, wettelijke verplichtingen of bedrijfsvoering.
Ontvangers kunnen hosting-, database-, betaal-, e-mail-, monitoring-, support- en integratieleveranciers zijn. De actuele subverwerkers en optionele gekoppelde diensten staan op de subverwerkerspagina.
6. Cookies en vergelijkbare technieken
VakFlow gebruikt noodzakelijke technieken voor sessies, beveiliging en voorkeuren. Analytische en marketingtechnieken worden alleen gebruikt volgens de cookieverklaring en waar nodig na toestemming.
Je kunt cookievoorkeuren via de footer opnieuw openen.
7. Bewaartermijnen
- Fiscale en administratieve gegevens: 7 jaar.
- Contact- en verkoopcommunicatie: tot 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langer nodig of eerder verwijderen passend is.
- Supporttickets: tot 2 jaar na afhandeling, tenzij langer nodig voor bewijs of beveiliging.
- Technische logs: meestal tot 12 maanden, tenzij langer nodig voor security, audit of incidentonderzoek.
- Klantdata in VakFlow: volgens de overeenkomst, klantinstructies en het export-/verwijderproces.
8. Rechten
Je hebt binnen de grenzen van de AVG recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, dataportabiliteit, intrekking van toestemming en het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Stuur verzoeken naar info@vakflow.nl. Gaat het verzoek over gegevens die een klant in VakFlow verwerkt, dan kunnen wij het verzoek doorsturen naar of afstemmen met die klant.
9. Beveiliging
VakFlow gebruikt onder meer tenantisolatie, rollen, Supabase Auth, Row Level Security, server-side edge functions, beperkte supporttoegang, auditlogs, versleutelde secrets en privacy-hard monitoring waar geactiveerd.
Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Vermoed je een kwetsbaarheid, mail dan info@vakflow.nl.
Contact
SiteJob, handelend onder de naam VakFlow, Frederiklaan 10E, 5616 NH Eindhoven. KvK 78071399, BTW NL003280668B85. E-mail info@vakflow.nl, telefoon +31 40 304 1539.